コミュニケーションコストとは？
2023.04.23
プロジェクトを動かしていくためには、コミュニケーションをうまく取りながら、チームを機能させなければいけません。
企業が効率よく業務を進めるためには、コミュニケーションコストを意識する必要があります。
コミュニケーションには、意思疎通のための時間や労力などのコストを必要とすることがあり、コミュニケーションコストが高いと組織全体の生産性が低下する可能性があるため、問題点を把握し削減する必要があります。
今回は、コミュニケーションコストの意味や問題点について解説します。
コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通にかかる時間や労力のことです。
コミュニケーションコストが低ければ低いほど、チームで取り組む仕事をスピーディーに進めます。
コミュニケーションコストが高い状態とは？
コミュニケーションコストが高い状態とはどのような状態なのかについて解説します。
情報伝達に時間がかかる
ルールが周知されず、修正や説明で時間がとられる
業務フローや社内規定などのルールについて、最新の情報が従業員に周知されていないと、再度説明しなくてはいけません。
それは、経理担当者や人事担当者とって、悩ましい問題でしょう。
伝達した内容が理解されない
情報を伝達するときの記載方法や使用文言が、メンバーにとって分かりづらいことが原因で生じるコミュニケーションコストです。
他の部署とコミュニケーションする際に使う言葉に気をつける方は多いと思いますが、同じチーム内であっても十分気にかける必要があります。
コミュニケーションコストが高いことで生じる問題とは？
コミュニケーションコストの高い状態が続くと、どのような問題が生じるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
業務効率の低下
社内でのコミュニケーションに、時間や労力を使いすぎてしまうと、本来進めるべき業務の時間などがなくなってしまい、業務効率はどんどん低下していきます。
チーム内での業務連携がとれない
コミュニケーションコストが高いと、チーム内での調整や連携にも、ムダな時間や労力がかかってしまいます。
仕事はひとりで進めることができないことが多いので、コミュニケーションによって連携がとれていなければ、成果をあげることは難しいでしょう。
意思決定のスピードが遅くなる
意思決定は、現場での状況を考慮してされます。
ですが、コミュニケーションコストが高いと、現状を把握することに時間がかかり、最終的な意思決定のスピードが遅くなってしまいます。
従業員が疲弊する
コミュニケーションコストは、時間や労力だけでなく、精神面での疲弊につながってしまうことがあります。
そうなると、業務全体に対するモチベーションが低下してしまうでしょう。
コミュニケーションコストを下げる方法とは？
コミュニケーションコストを削減する方法をご紹介します。
簡潔で分かりやすく発信する
相手の話をヒアリングする際に、5W1H（誰が、なぜ、何を、いつ、どこで、どのようにして）の項目を頭の中に描きながら情報整理すると、相手が伝えようとしている情報を理解しやすくなります。
相手の話を聞いてから答える
コミュニケーションの無駄なやり取りをなくすためには、相手の話に耳を傾けることが大切です。
必要に応じて質問を投げかけながら、相手が伝えたいことをなるべく的確に理解して、回答をするようにしましょう。
自分の役割を明確にしておく
自分の所属するチームの所管範囲がどこまでなのかを理解し、自分の担当領域を明確にしておく必要があります。
また、自分の担当領域をチームメンバーやプロジェクトメンバーに事前共有しておくといいでしょう。
ツールを活用し情報共有をする
コミュニケーションコストを削減するには、情報の偏りをなくし、誰でもすぐに確認できる状況を作ることが重要です。
チャットを使用してグループを作り、それぞれの作業の進捗状況や作業内容などを確認し共有できると効率的です。
従業員は、疑問点を他の従業員に聞いて回らずに済むため、コミュニケーションコストの低下が期待できます。
マニュアルを作成し質問を減らす
質問が多い業務内容をマニュアルにすると、従業員は、いつでも疑問点を確認でき、質問や回答の手間を減らせます。
業務を最初から教えるとコミュニケーションコストがかかりますが、事前に作成したマニュアルを従業員に確認してもらうことで、1から教える必要がなくなり、コミュニケーションコストを削減できるでしょう。
まとめ
コミュニケーションコストは改善していけますが、企業としてその風土づくりを進めていくことが大事です。
そして、組織内で風土を醸成していくためには、ツールを活用しましょう。
そうすることで、コミュニケーションコストの削減と生産性の向上を実現できるでしょう。
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