情報共有のメリットとは？情報共有のメリットなどについて解説
2023.04.25
社内の情報共有について、ポジティブなイメージを持つ人が多い一方で、情報共有の効果を疑問視する人も少なくありません。
情報共有をすることは、業務を円滑にするために重要です。
今回は、情報共有をすることで得られるメリットや必要性について解説します。
情報共有のメリットとは？
社内で情報共有をすると得られるメリットを挙げてみましょう。
情報共有が円滑になれば、業務が進めやすくなり、企業の活動が促進されます。
生産性の向上
情報共有をすると、各従業員の仕事の進捗がわかるため、トラブルが起こった時の対応などがスムーズにできるようになります。
例えば、従業員の勤務時間外労働を可視化すると、時間外労働が発生しそうになった時に、そうならないように調整できます。
コミュニケーションの活性化
従業員同士のコミュニケーションが行われると、情報共有がされます。
また、情報共有をすることで、仕事の進捗の伝え漏れを防ぐことができ、社内のコミュニケーションを円滑に進めれます。
このように、コミュニケーションの活性化は、良好な人間関係を構築することに有効です。
業務の属人化の防止
情報共有をすることで、業務の属人化を防ぐことができます。
特定の従業員だけが知っている情報があった場合、その従業員が不在の時に、他の従業員が業務の対応をすることが難しくなります。
ですが、従業員同士で情報共有していると、どの従業員でも対応でき、業務の標準化を図ることができます。
ノウハウの蓄積と活用
従業員の経験や知識を活用できるようにしておくと、社内の資産にすることができます。
反対に、社内で情報を共有しておかず、各従業員だけが情報を持ったままにしてしまうと、非効率的な業務が継続されたままになってしまいます。
人材育成や引継ぎが円滑に行える
情報共有をするために、マニュアルを作っておくと、新入社員や異動してきた人が、業務をスムーズにできます。
作業手順だけでなく、失敗例、業務に取り組むにあたってのポイントなどをまとめておくと、即戦力の人材を短期間で養成できるでしょう。
情報共有が不十分な場合のデメリットとは？
情報共有が不十分だと、企業活動の停滞につながるデメリットが生じるため、対策を立てましょう。
以下で、デメリットについて見てみましょう。
情報伝達の遅延
情報が資産にならない
事業の継続が難しくなる
情報共有のメリットを得るための改善案とは？
情報共有システムの導入
業務の属人化を防いだり、社内のコミュニケーションの活性化をしたりと、情報共有にはさまざまなメリットがあります。
情報共有をするには、ビジネスチャットなどの情報共有システムの導入を検討するといいでしょう。
従業員が、タイムリーな情報交換ができることによって、情報共有が活性化し、業務効率化等のメリットを得ることができます。
成功事例を共有する
情報共有をおこなう必要性を認識してもらうためには、メリットをしっかり伝える必要があります。
情報共有をした結果、作業数がどれだけ減ったのか、売り上げがどれだけ上がったのかといった事例を、従業員に伝えることによって、従業員が積極的に情報共有をするようになるでしょう。
情報共有の手順を決める
情報共有にとって大切なことは、他の業務の負担にならないように、情報共有ができることです。
どのように情報共有を行うかの手順を決めたり、情報の入力をテンプレート化すると、情報共有が効率的にされるでしょう。
スムーズな情報共有をするためのツールは多種多様ですので、自社の課題にあった情報共有ツールを選ぶ必要があります。
まとめ
情報共有がうまく行われると、メンバーの信頼感を高めたり、社内の雰囲気が良くなったりするだけでなく、業務効率化や企業の業績アップなどの成果にもつながります。
ですが、デメリットもあり、それに対しては、ツールを導入するといいでしょう。
まず、社内の情報共有がしやすい環境の整備から始めてみましょう。
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