企業の問い合わせメールの書き方や手順について
2023.04.27
企業に、問い合わせをした経験はあるでしょうか。
聞きたい内容を上手く伝えられなかったり、自分が求めてたことと違う回答がきたことがある方も多いのではないでしょうか。
相手の企業に問い合わせメールを送る時は、書き方の手順を考えながら、失礼がないようにマナーを守ることが大切です。
わかりやすい内容のメールが送信できると、相手にこちらの意図がスムーズに伝わるため、お互いのコミュニケーションが円滑になります。
今回は、問い合わせメールの書き方についてのマナーや手順、メールに代わる手段を解説します。
問い合わせメールの書く時のマナーとは？
メールを送信したら、相手は読む時間が必要になりますので、相手に失礼がなく、何を伝えたいかわかりやすい内容であることが重要です。
ここでは、問い合わせメールを書く時のマナーについて見てみましょう。
読みやすく簡潔にする
相手は、1日にたくさんのメールをチェックしなければいけませんので、1通のメールを読むのに、長い時間をかけることはできません。
そのため、さっと読んで用件が伝わるような簡潔なメールが好まれます。
改行したり、ポイントをリスト化したりして、長文にならないようにしましょう。
メールと電話を使い分ける
メールは、相手がすぐに読めない場合もありますので、急ぎの要件は、電話にするといいでしょう。
ですが、電話は、相手の仕事の手を止めてしまうことがあります。
また、電話で多くの用件を済ませていると、話した内容について、相手との間に齟齬が出てしまう可能性があるため、注意が必要です。
返信はできるだけ早くする
届いたメールに返信する場合、長時間返信しないのは相手に失礼です。
遅くとも1営業日以内に返信するようにしましょう。
すぐに回答するのが難しいのであれば、「確認しましたら、折り返し連絡いたします」のように返信しましょう。
休暇や海外出張などでメールをチェックできない場合は、自動返信機能を使って、その旨が相手にわかるようにするといいでしょう。
業務時間内にメールを送る
メールは、受信者の都合のいいタイミンクで読めるのがメリットですが、スマートフォンやタブレット端末から随時メールをチェックしている人も多くいます。
そのため、重要な要件でなければ、相手の勤務時間中にメールを送るようにして、プライベートに差しさわりがでないようにしましょう。
お礼のメールを送る
誤字脱字・失礼な内容がないかチェックする
一目で質問・問い合わせ内容が伝わる件名にする
件名は、質問・問い合わせの内容が一目でわかるように簡潔にまとめます。
例）
〇〇の××に関するお問い合わせ
負担をかけることを配慮する言葉で締める
問い合わせのメールは、相手に返信という負担をかけます。
「お手数をおかけいたしますが」など、相手に配慮する言葉を添え、回答をお願いする言葉で締めましょう。
初歩的なことや自分に非があり、相手に対して申し訳なさを感じるようであれば「恐縮」を、そうでなく通常の質問・問い合わせであれば「お手数をおかけしますが」を選ぶのが目安です。
例）
お手数をおかけしますが、ご返信いただけないでしょうか。よろしくお願い申し上げます。
ビジネスメールの基本的な書き方
基本的なマナーを押さえましたので、どのように書けばいいかについて、見ていきましょう。
件名
すぐに用件が伝わるような、分かりやすい件名が好まれます。
字数は20文字程度におさえましょう。
ただし、いくら短くても「お久しぶりです」とか「こんにちは」といった件名は、相手にいい印象を与えませんので、使うのをやめましょう。
宛名
メールの本文では、まず、宛名を書きます。
宛名の基本的な書き方は以下の通りです。
会社名
部署名 役職名 名前＋様
例）
株式会社○○
営業部長まる
よくやりとりをする相手の場合は、社名や役職を入れないこともあります。
書き出し
書き出しでは、定型的な挨拶と共に自分の名前を書きます。
定型的な挨拶は、「お世話になっております」がもっとも広く使われています。
本文
次に本題が入ります。
ここで用件をできるだけ簡潔にまとめます。
余分な内容を省いて、読み始めですぐにどういう内容かがわかる書き方をしましょう。
締め
相手を配慮した言葉でメールを締めます。
「お忙しいところ恐縮ですが、今後ともよろしくお願いいたします。」という文で締めるといいでしょう。
署名
本文の最後には署名を入れます。
以下の内容を入れましょう。
会社名
郵便番号・住所・電話番号・ある場合はFAX番号
部署名
氏名
メールアドレス
自社サイトなどのURL
まとめ
今回は、お問い合わせフォームの書き方を解説しました。
お問い合わせフォームへのメールは、丁寧さに欠ける書き方になりがちです。
ですが、丁寧に問い合わせをしないと、相手に意図が伝わらず、質問が繰り返され、時間がかかってしまいます。
簡潔で相手に伝わりやすい内容を心がけてメールを作成し、対応してくれる方への感謝も忘れずに、お問い合わせフォームからのメールを送りましょう。
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