現在、多くの企業で、テレワークを導入しています。

テレワークは、時間や場所に制約されないで、仕事をしたり、コミュニケーションが取れるのですが、その仕事の効率をさらに上げるポイントとなるのが、非同期コミュニケーションです。

今回は、非同期コミュニケーションの内容や注意点を解説します。

非同期コミュニケーションとは、MS Teams、SlackやChatworkようなビジネスチャットツールを活用して、お互いが異なる時間でコミュニケーションを成立させることを指します。

相手と同じ時間を共有しないことから、非同期という言葉が使用されています。

効率的に仕事を進めていくには、リアルタイムではない非同期のコミュニケーションを取り入れることが重要です。

同期コミュニケーションとは、リアルタイムでされるコミュニケーションのことを指します。

複数の参加者が、対面、電話、ャットなどを通じて、お互いが同じ瞬間にコミュニケーションを図ります。

同期コミュニケーションの例としては、対面での打ち合わせ、WEB会議、雑談などが挙げられます。

非同期コミュニケーションは、情報を伝える側がメッセージを送信してから、受信者が返答するまでにタイムラグがあるコミュニケーションを指します。

非同期コミュニケーションは、対面ではなく、時間を空けておく必要がありません。

非同期コミュニケーションの例としては、メール、Asanaやbacklogなどのプロジェクト管理ツールへの書き込み、社内Wikiなどへの記載、Facebook Messenger、Twitterなどのダイレクトメッセージが挙げられます。

仕事の生産性を高める非同期コミュニケーションが普及してきていますが、どのようなメリットがあるのかについて解説します。

電話がかかってきたら、すぐに出て対応しなければいけませんが、メールやチャットは、すぐに対応することが前提とされていません。

そのため、自分の都合のいい時に、メッセージを送信したり、確認することができます。

メールやチャットは、送信したメッセージが保存されます。

そのため、いつでもやり取りを見返すことができるので、ミスの回避につながり、伝えた・伝えていないといったトラブルを減らすことができます。

対面などの同期コミュニケーションでは、その場で返答をしなければいけませんが、非同期コミュニケーションでは、メッセージを読んだ後に考えて回答できます。

意見を出さなければいけないときも心理的なプレッシャーや体調などのコンディションに左右されにくいため、実力や最善のパフォーマンスを発揮しやすくなります。

同期コミュニケーションをすると、電話が頻繁にかかってきたり、他の従業員から話しかけられたりと作業を中断せざるをえない状況が多々あります。

ですが、非同期コミュニケーションを活用した職場では、自分が集中力を保てる環境になるため、作業を中断することなく、継続することができます。

集中力を持続させられるので、仕事のパフォーマンスの維持にもつながります。

非同期に働くことは、時差のハードルがなくなるというメリットがあります。

ビジネスは、24時間、どのタイムゾーンでも、ずっと回っています。ある特定のタイムゾーンの時間にあわせてコミュニケーションをさせると、機能不全に陥ることがあります。

取引先が海外であったり、海外に支社のある会社では、非同期で働くことは、タイムゾーンの壁を取り除き、グローバルに包括的な組織となるために必要なことの1つと言えます。

非同期コミュニケーションは時間の面で自由度が高いメリットがある一方で、デメリットにも気をつけなければなりません。

非同期コミュニケーションだけにするのではなく、同期コミュニケーションと併用するのがいいでしょう。

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションをバランスよく組み合わせて、それぞれのデメリットを補い合い、ハイブリッドな活用をすることが重要です。

非同期コミュニケーションを活用する際のポイントについて解説します。

メールは、すぐに返信がもらえるツールではないため、相手から常にすばやい返答を得られるわけではありません。

緊急性の高い案件は、電話で、要件と急ぎである事を伝えて、内容については、チャットなどに情報を投稿して記録を残すようにしましょう。

チャットは、チームごとに、グループを作成して、業務情報を共有することです。

チーム全員で情報を共有することによって、チーム力を高め、共通認識のもとで効率的に仕事を進められます。

また、そうすることによって、誤った情報や改善すべき点が見つかりやすく、ミスの防止につながるでしょう。

非同期コミュニケーションだけにするのではなく、同期コミュニケーションとの使い分けするようにしましょう。

意見交換やディスカッションをする時や複雑な案件について話す場合は、同期コミュニケーションを取り入れた方が、話がスムーズに進みます。

同期コミュニケーションをすることによって、些細なニュアンスが相手に伝わったり、新たな意見が出てきたりなどのメリットを期待できます。

チャットは仕事で使うため、プライベートなチャットとは異なります。

業務に関係ない話題は投稿しない、特定の人に話しかけるときはメンションをつけるといったように、仕事を効率化するという目的が疎かにならないように、ルールを設けて事前に周知しておくといいでしょう。

チャットは、短いメッセージでやりとりをするのが一般的です。

1回の投稿で、たくさんの情報を書くと、内容が伝わりにくくなるだけでなく、一方的な印象を与えます。

情報量の多い話題を伝えるときは、ビデオ通話など別の手段を選択するといいでしょう。

非同期コミュニケーションは、相手の表情や身振り手振りなどの非言語情報を読み取ることが困難です。

非言語コミュニケーションがされないことで、伝えたいことが伝わらなかったり、間違って伝わってしまうことがあるかもしれません。

そのため、非同期コミュニケーションをする際には、リアクションをきちんと取るなどして、相手に感情を積極的に伝えていくことが重要です。

時間と場所に制約されない非同期コミュニケーションは、多くの企業に活用され、業務の効率に寄与しています。

テレワークや働き方の多様化が普及している現代においては、従業員がストレスを感じにくく、集中力を妨げない情報共有の方法を取るといいでしょう。

時間に縛られないという非同期コミュニケーションのメリットを活かしつつ、目的や場合によっては同期コミュニケーションを上手に取り入れていくことが大切です。

テレワークが働き方の主流となっている現在、自社にあったチャットツールを導入して、非同期コミュニケーションをスムーズにしましょう。