コミュニケーション能力とは、人の気持ちや感情を汲み取りながら、意思疎通ができる力のことを指します。

職場で、他の従業員と良好な関係を築いていくためには、コミュニケーション能力が欠かせません。

コミュニケーション能力は、どうやって相手にうまく伝えるのかといった話す力だけでなく、どのように相手の話を聞くのかといった聞く姿勢も重要になります。

今回は、コミュニケーション能力を向上させる方法について解説します。

コミュニケーション能力が高いと、相手と良好な関係を築くことができます。

コミュニケーション能力を高めるメリットにはどのようなものがあるのか見てみましょう。

ビジネスの場では、同僚や取引先などとコミュニケーションを取ることは必須です。

価値観や性格の違う相手と意思疎通すると、仕事をスムーズに進めることができます。

コミュニケーション能力が高いと、周囲と良好な関係を築きながら仕事を円滑に進められるので、生産性が向上します。

相手とコミュニケーションを取って、価値観や考え方を共有することによって、相互理解を深められます。

よく知らない人を信じることは難しいですが、コミュニケーションを取って、お互いについて知るようになると、信頼関係をが構築されます。

取引先といい関係が築けるかは、コミュニケーションの取り方が関わってきます。

取引先と信頼関係ができていると、取引先との間で、ミスやトラブルが起きても、トラブルが大きくならず、最小限の労力で、トラブルを対処できることもあります。

取引先が、自分のことを、要望を叶えてくれる人という認識を持ってくれると、新しい仕事の契約や仕事の継続依頼が来る可能性も高まります。

コミュニケーションのスキルアップは、取引先とのやり取りを円滑にしてくれるだけでなく、企業の利益にもつながることがあるでしょう。

コミュニケーションスキルが高いと、相手が感じる不快感を感じ取って、それに対する解決策を提示できるようになります。

コミュニケーションスキルが高いと、相手とのやり取りがスムーズに行えますので、相手の満足度が高まり、質の高いサービスにもつながります。

顧客は企業の対応やサービス内容に満足すると、好印象を持ち、いい評判を広めてくれることがあり、それは、新規顧客を獲得する可能性を広げることになるでしょう。

コミュニケーションスキルが高いと、顧客の要望を上回るような質の高いサービスの提供することができるでしょう。

コミュニケーション能力を高めるには、話す力と聞く力のどちらも重要になります。

では、コミュニケーション能力を高めるための方法について解説します。

話したいことを相手に分かりやすく伝えるために、結論→理由→理由の内容の順序で話すことを意識するといいでしょう。

最初に結論について話すと、一番相手に伝えたい重要な内容から伝えることができます。

その次は、結論に至った理由について話しましょう。

最後に、結論についての具体的な理由の内容を話すと、相手が内容を把握しやすくなります。

コミュニケーションの基本は、相手の話に耳を傾けることです。

相談を受けたときは、話を途中で遮るのではなく、最後まで話を聞いてから受け答えをすると、今後も相手が安心して声をかけられるでしょう

相手の話を否定せずに意図を汲み取れる能力が身につくと、コミュニケーションスキルが高い人だと相手に認識されやすくなります。

仕事上の会話やメールなどのやりとりにかかる労力や時間は、コミュニケーションコストと呼ばれています。

エレベータートークとは、同じエレベーターで乗り合わせた人に話すくらいの、短時間で簡潔に話をすることを指します。

取引先に、自社製品を売り込みたいと思っても、多忙な相手に多くの時間を割いてもらうことは難しいです。

ですが、エレベータートークで想定される1分以内であれば、多忙な相手でも耳を傾けてくれるかもしれません。

エレベータートークでは、短時間で伝えたいポイントや強調したいことを凝縮したトークをしなければいけませんので、 短時間で簡潔に伝えられるように、トークの要点を絞り出す工夫をするといいでしょう。

わかりやすく簡潔な話を心がけると、相手が話の意図や要点をくみ取る手間が省けます。

バックトラッキングとは、相手の発言を繰り返すオウム返しを指します。

相手が話をした内容を繰り返して言うことで、相手にしっかり話を聞いてますよと表すことができます。

ですが、相手の発言を繰り返しすぎると、相手から不審に思われてしまうこともありますので、適度な頻度で相手の発言を繰り返すといいでしょう。

仕事をスムーズに進めるには、報告や連絡が欠かせません。

報告や連絡が不十分だと、業務体制が乱れてしまうからです。

納期に間に合わないときや、自分だけでは対応できないトラブルが起こった場合、上司に相談しておくと、業務全体の進行を考えながら調整する時間ができます。

進捗を伝えて、状況を確認することは、コミュニケーションのスキルアップにもつながり、安心して一緒に仕事を進められる相手だと判断されるでしょう。

コミュニケーション能力が高い人には、共通した特徴があります。

どんな特徴があるのか見てみましょう。

 相手の話を途中で遮って、自分の話に変えてしまったということはよく起こりうることです。

これは、相手に共感しているように思えますが、実は、相手の本心に共感できていません。

というのも、相手の話を最後まで聞いていないので、相手が本当に伝えたい内容」を把握できていないからです。

相手の話を最後まで聞く習慣をつけるといいでしょう。

円滑なコミュニケーションのためには、相手の考えを理解して、適切な返答や行動をする必要があります。

また、相手の考えを正しく理解するためには、相手が語っていない背景や相手の状況を想像し、わからないことを確認するために適切な質問をするスキルが必要です。

これらの条件を備えている人は、ビジネスにおけるコミュニケーション能力が高いと言えるでしょう。

自分が話していても、相手から反応がないと、不安になってしまいます。

相手の話に関心があることを示すために、適切な相槌を打つといいでしょう。

ですが、何度も相槌打つと、相手は、早く話を終わらせほしいと思っているのでは？と感じてしまいます。

適切な頻度で相槌を打つことが大切です。

相手と話をする時に、考え方が違うことがあります。

ですが、自分の話を全面否定されると、相手は話をする気がなくなってしまいますので、ビジネスでは、しない方がいいでしょう。

相手から本心を引き出したい場合、自分も積極的に自分の本音を言うことが大切です。

初対面の相手に、自分の本心をさらけ出せる人はあまりいませんので、まずは自分から本音で話をするようにするといいでしょう。

自分が本音を話すことによって、相手が本音を話しやすい環境をつくることが重要です。

自分が本音で話した後は、相手に話を振るように意識しましょう。

表情の変化がないと、その人の感情や本音が見えてきません。

メラビアンの法則によると、人はコミュニケーションをする時に、相手を、言語情報7％・聴覚情報38％・視覚情報55％の割合で認識しているそうです。

言葉からから伝わる情報は、たった7％であり、それよりも相手の表情やリアクションといった視覚的な要素から情報を得ているのです。

高いコミュニケーション能力を身につければ、良好な人間関係を築くことができるようになります。

コミュニケーション能力が低いと思っていても、その能力やスキルは、後天的に身につけることができます。

ちょっとしたポイントや、この記事でご紹介するような基本の要素を学んでおくことで驚くほど飛躍させることができるでしょう。

コミュニケーション能力を高め、周囲と良好な人間関係を築きましょう。