仕事の電話が怖いと感じる原因と対策方法とは？
2023.05.06
連絡の手段にはさまざまなものがあり、電話以外にも、メールやメッセージアプリなども使われるようになりました。
そのようなことから、電話に苦手意識のある方が増えており、ストレスを感じる人も多くなっています。
業務で必要とされる電話に恐怖心を抱いてしまうと、業務が進まないだけでなく、従業員の心身が疲弊してしまい、健康への影響や休職、退職につながるリスクの可能性があります。
今回は、電話が怖いと感じる原因とその対策を解説します。
仕事の電話が怖いと感じる原因とは？
どのようなことで、仕事の電話が怖いと感じてしまうのでしょうか。
その原因を見ていきましょう。
電話の強制やノルマがある
クレーム対応をしなければいけない
電話対応を催促される
業務時間外に電話がかかってくる
電話業務のストレスを放置するリスクとは？
業務効率の低下
電話がかかってくると、仕事が中断さるので、従業員は、集中して仕事ができなくなってしまい、業務効率が下がってしまいます。
自分への電話でない場合、担当者に電話の取り次ぎをしたり、担当者が外出している場合は伝言を残して折り返し電話をお願いしたりする時間がいるため、電話がかかると、時間も取られます。
作業が途中で中断されることによって、他の業務の時間が減ってしまい、業務効率が低下することもあります。
ヒューマンエラーの増加
電話は、記録が残らないので、きちんと情報を伝達できないとミスやトラブルにつながります。
さらに、相手の情報を調べるのに、手間取ってしまい、顧客を待たせてしまったり、何度も聞き返したり、聞き逃したりして怒らせてしまうこともあります。
休職や退職の増加
電話業務が緊張するといった、ストレスが原因で体調を崩して休職したり、退職に追い込まれてしまったりする人もいます。
高ストレスを感じた状態が続くと不調がある状態で仕事をしなければいけませんが、生産性が落ちている状態がストレスから来ていることにはなかなか気づけないことが多く、休職や退職して初めて気づくケースもあります。
仕事の電話が怖くならないための対策とは？
どのような対策をすればいいのかについて解説します。
電話が怖いという原因を探す
シナリオを用意する
電話をかけるとき何を話したらいいのかわからないことがストレスとなっている場合、シナリオがあると、恐怖心が軽減されます。
電話対応マニュアルを作るのもおすすめです。
シナリオがあると、電話に慣れていなくても対応がしやすくなり、ミスやトラブルも少なくなります。
シナリオを作ったら、他の人にロールプレイングしてもらう（電話の相手を演じてもらって練習する）のも1つの手です。
電話業務をサポートするシステムを導入する
電話業務サポートシステムは、電話業務にかかる時間を短縮し、電話対応でのミスやトラブルを少なくできるというメリットがあります。
過去の対応履歴を確認したり、自動で通話を録音したりできるものもあるので、取り次ぎがスムーズにできます。
営業時間外は電話対応をしない
即時に電話を返さないで、少し時間をおいてかけ直す
まとめ
電話対応に不安を感じている方は、たくさんいますので、企業は、電話対応に苦手意識を持つ従業員に対して理解を示す必要があります。
積極的に恐怖に対する対策を講じ、働きやすい職場を目指しましょう。