上司に相談メールを送る時の注意点とは？
2023.05.09
テレワークを実施している企業が増え、メールで上司に相談する機会が増えてきています。
メールは、テキストでやりとりするため、自分の考えを正確に伝えることが難しいことがあり、相手が内容をよく理解できず、トラブルに発展することもあります。
上司に相談メールを送る際には、基本的な手順や配慮すべきポイントを事前に知っておくことが大切です。
今回は、上司にメールを送る時のポイントやメールに代わる手段を解説します。
どうして上司へのメールが重要なのか？
学生時代の人間関係は、同級生のような横のつながりが多いです。
ですが、社会人になると、上司のように、縦の関係が重要になるため、困惑する方も多いでしょう。
では、なぜ上司へのメールが重要なのかについて解説します。
上司は一番の顧客
組織においては、部下は、上司から命じられた仕事を着実に遂行しなければいけません。
会社では、部下にとって、最も身近にいて、仕事を遂行する上で重要な存在が、上司です。
ですから、上司へのメールは、できるだけ迅速に、簡潔に分かりやすく書くことが非常に大切です。
メールは上司に報連相するツール
部下が上司との関係を良好にするのに重要なのは、報連相（報告・連絡・相談）です。
報連相は、業務内容や進捗の報告、問題発生時の相談など、仕事をする上で必要不可欠です。
報連相をしなかったことによって、大きなトラブルに発展したり、上司の信頼を失ったりする可能性もあります。
メールは、報連相をするのに有効なツールです。
そのため、上司へのメールの作成方法を知っておくことは、社会人として必要でしょう。
上司へのメールが必要になる状況とは？
上司にメールを送らなければいけないのは、どんな時でしょうか。
以下で見てみましょう。
仕事について相談をする時
締め切りまでに仕事が終わりそうにない場合、部下が、上司へ相談メールを送ることがあります。
というのも、締め切り日になって、仕事が完結していないと、上司だけでなく、他の従業員にも迷惑をかけてしまうかもしれないからです。
そのことから、事前に、上司にメールで相談して、そのような事態にならないようにしましょう。
また、締め切り日の延長が可能かどうかなど、具体的な打開案を上司に提示して、メールを送るのがいいでしょう。
書類の確認をしてほしい時
提案書や企画書といった書類を取引先に提出する前に、上司に確認してもらいたい時に、メールで連絡をすることがあります。
メールに作成した書類を添付し、必要な場合はコメントを書いてほしいということを、本文に記載するといいでしょう。
提案書などの重要な書類をメールで送る時は、セキュリティ対策をしっかりとしてから、送信する必要があります。
上司への相談をメールでするデメリットとは？
上司に相談する手段として、メールは便利ですが、適切な方法といえるのか再検討が必要な時もあります。
状況によっては、メールのデメリットを踏まえて、他の手段で相談したほうがいい場合もあるからです。
メールで相談するデメリットについて見てみましょう。
やりとりが増えると内容がわからなくなる
メールで相談すると、複数回のやりとりがあり、解決するまでに時間がかかるため、相談している間に、内容がわからなくなってしまうことがあります。
そうなると、どのように解決したらいいのかがわからなくなってしまいます。
メールで相談する時は、やりとりが増えないようにするために詳細に記載する必要があるでしょう。
時間と手間がかかる
メールでの相談は、口頭での相談と比べると、時間と手間がかかります。
メールの確認は、始業時や業務の合間にする人も多いので、すぐに返信ができないことが多いです。
また、メールへの返信は、文章を考える時間も必要でしょう。
緊急の場合は、〇〇日までにご返信いただけると幸いですのように、いつまでに返信してほしいのかについて記載するといいでしょう。
メール未開封
繁忙期や忙しい時間帯にメールを送った場合や、件名がわかりにくいと、上司がメールを開封してないこともあるでしょう。
件名をわかりやすく書くと、メールを確実に開封してもらう確率が高くなります。
どうしても開封してほしいのであれば、メール以外の方法で相談することも考えたほうがいいでしょう。
上司に相談したいときの依頼メールの書き方とは？
上司にメールを送る時は、表現に気をつけて、丁寧な文章を作成することが基本です。
相談する時の依頼メールの書き方について解説します。
件名は「〇〇に関するご相談」にする
上司へのメールの件名は、用件を理解できるタイトルにすることが基本です。
上司に相談したいということを目的としているため、件名は「〇〇に関するご相談」としましょう。
相談内容の記載
上司にメールで相談をする時は、簡潔に相談内容を書きましょう。
書き方が曖昧であったり、要領を得ない内容だと、上司はアドバイスできません。
相談事項が複数ある場合は、相談事項を箇条書きにして記載すると、上司は、それぞれの相談に対して答えやすくなります。
自分の考えを書く
相談内容について、自分の考えがあるなら、それも明記しましょう。
分からないので教えてくださいというメールは、社会人として失格ですので、自分の考えを上司に伝えて、上司からのアドバイスを求めましょう。
クッション言葉を使う
上司に相談をするときには、依頼文の前に、「お手数おかけしますが」「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を置くと、柔らかみのある表現となります。
「お忙しいところ大変恐縮ですが」と冒頭に明記して文章をまとめましょう。
感謝の言葉を伝える
まとめ
メールは、場所や時間を選ばずに使用できるため、相談用のツールとして多くのメリットがあります。
ですが、件名を意識したり、事実や根拠に基づいた書き方にするなど、ポイントを得ていないと、悩みの解決につながらないことがあります。
また、メールでの相談は、やりとりが増えて内容がわからなくなったり、開封されない可能性があったりと、デメリットも存在します。
悩みを解決するには、メール相談のデメリットを踏まえて、状況に応じて使い分けることが大切です。
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