効率化で仕事が増える？効率化で仕事が増える原因とその対策について解説
2023.05.16
「仕事を効率化したいけど、逆に仕事が増えてしまった。。。」
生産性を向上させるためには、作業の無駄を省いて、仕事の効率化をする必要があります。
ですが、効率化しようとしても上手くいかず、かえって仕事が増えてしまい困る人も多いです。
今回は、そのような問題を解決するため、効率化で仕事が増えてしまう原因や、効率化が上手く進まない場合の対策について解説します。
仕事における効率化とは？
効率化とは、作業における無駄な工数を減らして、仕事のスピードを上げることを指します。
生産性の向上、コスト削減のために、業務の効率化を図ります。
業務の効率が上がると、その分、他の仕事もすることができ、それによって、顧客に提供できる商品やサービスの数が増えて、企業の利益増大につながります。
以上のことから、業務の効率化は、従業員や企業全体の生産性を向上させるといえます。
効率化で仕事が増える原因とは？
では、効率化で仕事が増える原因について見てみましょう。
業務効率化のノウハウが共有されていない
従業員が、効率化の手順をよく理解しないで実施すると、作業の工数が増えたり、業務にミスが起こります。
仕事を増やさないために、事前に効率化の目的や戦略について詳しく説明しておかなければいけないでしょう。
また、業務をすることによって出てくる問題もありますので、担当従業員と意見を交換する場を設けると、より効果的な対策ができるでしょう。
ツールが使いこなせれない
効率化実施のために、ツールを導入しても、ツールがうまく使いこなせなければ、仕事が増えてしまいます。
従業員が使いにくいシステムであると、ツールの操作習得に時間を取られて、逆に効率が低下してしまうこともあります。
現場の従業員意見を聞いて、困っていることや、必要なツールの機能などをしっかりヒアリングすることで、業務に最適なツールを選べるでしょう。
優秀な従業員に仕事が集中してしまう
優秀な従業員だけに仕事が集中しても、うまく効率化されません、
一部の従業員がマルチタスクをしても、限界がありますので、特定の従業員だけに頼らずに、チーム内で業務を分担しましょう。
仕事の流れをマニュアル化すると、社内にノウハウが蓄積され、従業員が休職や退職をしても、スムーズに引き継ぎをすることができ、業務の質を維持できます。
従業員のストレスや不満がたまる
効率化で仕事が増えたことへの対策とは？
では、どんな対策があるのか見てみましょう。
管理職が部下の仕事量を調整する
それでも、仕事が減らないのであれば、部署の業務を業務委託で外注する方法も考えられます。
ノウハウの共有
ノウハウを共有すると、ミスを防止したり、仕事の質が向上するため、仕事が効率化がします。
また、それによって、個人のスキルが高まり、パフォーマンスが向上するので、会社全体の生産性も向上します。
さらに、ノウハウをチーム内で共有すると、担当者の変更があってもスムーズに引き継ぐことができます。
ですから、仕事の効率化をするためにも、ノウハウの共有は徹底しなければいけないでしょう。
担当業務の区分を明確にする
担当業務の区分を明確にすると、仕事の専門性の向上やマルチタスクの回避に繋がり、仕事の効率化が上手く進むでしょう。
ですが、仕事が特定の従業員に集中し、業務が属人化する恐れがあるため、業務マニュアルやフローチャートの作成をしましょう。
そうすると、属人化の防止に繋がり、仕事を効率化できます。
まとめ