社内文書の書き方とは？社内文書の基本ルールと書き方のポイントについて解説
2023.05.17
組織に属していれば、社外に向けた文書だけでなく、社内に向けた文書を作成する機会も多いのではないでしょうか。
社内文書と聞くとかたく考えてしまいがちですが、社内向けの文書作成のポイントを知っておくことで、書き方に迷うことが少なくなるかもしれません。
今回は、社内文書の書き方のポイントやルールなどについて解説します。
社内文書とは？
社内文書とは、社内で必要とされる書類を指します。
社内での情報共有やコミュニケーションのためのツールの1つです。
社内文書の種類とは？
社内文書にはいくつかの種類があります。
どんな種類があるのか見てみましょう。
・議事録
会議の内容を記録として残しておく時に作成されます。
・指示書や通達書
上司から部下に対して業務指示や労働条件などについて伝えるときに使います。
・報告書や提案書
部下から上司や管理者に対して調査や出張の報告、業務改善などの提案をするときに使います。
自分の業務を定期的に報告する文書は提出頻度によって日報・週報・月報と呼ばれます。
・案内書
社内の行事やイベントを周知するための文書です。開催目的や主催者の名前以外に、場所・日時・参加に必要な費用などの情報を記載します。
・届出書
欠勤届・出張申請・出産届など社員が会社に行う届出に使われる文書のことを指しています。
企業には、多くの種類の届出が存在します。
社内文書の役割とは？
社内文書は、書くことが目的ではありません。
どのような役割があるのか理解して、適切な社内文書を作成しましょう。
社内情報の共有
情報共有は、業務を円滑に進めるために必要不可欠であるため、社内文書の重要な役割です。
口頭やメールで情報を伝えると、時間がかかったり、情報がきちんと伝わらない可能性があります。
そのため、社内文書で情報を共有すると、情報が従業員にスムーズに伝えられます。
情報の記録
情報を記録していないと、「言った・言わない」の問題が生じることがあります。
聞き間違いや認識のズレがあると、情報が大きく変わってしまうこともあります。
社内文書が残っていれば、情報が違う内容になることはありません。
有益なナレッジを含んだ社内文書やトラブルの記録は、企業の知的財産として蓄積し、様々な面で活用できる情報になります。
コミュニケーションの活性化
1つのプロジェクトを完結するためには、多くの従業員が関わって、仕事をしています。
社内文書は、関係する全従業員と情報共有をして、社内のコミュニケーションを活性化する働きがあります。
多くの意見が出ると、優れたアイデアが生まれるだけでなく、業務に潜んでいる改善点も見つけられるでしょう。
社内文書の書き方のポイントとは？
簡潔に書く
簡潔、相手にわかりやすく用件を伝えることは、非常に重要です。
長文やまわりくどい表現が多い文書は、伝えたいことが伝えられないでしょう。
関係者に、必要なことを迅速に伝えるためには、簡潔に書くことが大切です。
前文や末文は省略
前文や末文は、省略して主文も短くまとめましょう。
社内文書では、メールや手紙のような時候の挨拶などの前文は不要です。
日付や場所などの情報を記載する場合、主文ではなく、記書きに箇条書きで記載すると、見落としが減るでしょう。
敬語は最小限にする
社外に向けた文書ではないため、社内文書においては簡潔に用件を伝えるために、敬語の使用は最小限にとどめましょう。
受信者と発信者の所属部課と職名を出す
書類を作成した発信者とそれを読む受信者の所属部課や職名を、必ず記載しましょう。
誰が誰に宛てた書類なのか？が明確になっていないと、情報が適切に伝わらなくなります。
文体は敬体（です、ます調）を使用する
社内文書の文体は、敬体を使用します。
常体（だ、である調）で作成した文書は、敬体で作成した書類よりも読みにくいため、情報伝達のスピードが低下してしまいます。
結論から書く
社内文書の本文には、冒頭（最初の一文）に、結論や伝える内容を簡潔に書くことが大切です。
社内文書の目的は、共有すべき情報を、すばやく正確に伝えることにあるからです。
そのため、結論は冒頭に書き、宛先、タイトル、本文第一文で、その社内文書の趣旨内容がほぼ理解できるようにすることが、大切な要素になります。
曖昧な表現をしない
企画書や報告書を作成する場合、実際にあった事実と個人の意」を記載することがありますが、社内文書では、事実と意見が混同されないよう注意する必要があります。
特に、「〜であると思われます」「〜が考えられます」といったの曖昧な表現は、それが事実なのか、文書作成者の意見であるのかがはっきりしないため、誤った結論や認識が生じる危険性があります。
自分の意見を記述する必要がある場合、正しい事実を記載した上で、認識を誤らないように十分な配慮をする必要があります。
社内文書の書き方と構成
社内文書の構成について、記載する順番に見ていきましょう。
-
文書番号
省略する場合もありますが、社内文書の整理に必要な場合があります。社内ルールに従って記載します -
日付
文書を作成した日ではなく、発信する予定の日を記載します
-
宛名
社員各位や役職名など、誰に伝えたい用件なのかを記載します
-
発信者名
所属部課と氏名を記載しますが、自分の氏名にするか責任者の氏名にするかは上司に確認しましょう
-
標題
何について伝えるための文書なのか、一目でわかるようにします。
-
主文
書き方のポイントのところで述べたように、簡潔に書きます
- 記書き
日付や場所などの情報がある場合には、箇条書きにします
-
結び
右下に「以上」と記載して、締めくくります
-
担当者名
発信者と担当者が異なる場合には、担当者の所属部課と氏名、問い合わせの連絡先を記載をします
お知らせの例文
定期健康診断のお知らせを紹介します。
分かりやすくするために項目名も記載しましたが、項目名を書く必要はありません。
文書番号：10000000
提出日：令和○年○月○日
宛名：従業員各位
文書発信者名：総務部〇〇 内線100
タイトル：健康診断実施のお知らせ
主文：
〇〇年夏季定期健康診断を下記の通り実施しますので、対象者は必ず受診してください。
指定日の受診が難しい場合は、総務部までご連絡ください。
・日時 〇〇年〇〇月〇〇日（曜日） 10:00〜15:00
・場所 1階会議室（男性）・2階会議室（女性）
・持ち物 問診票・検尿・社員証
結び：以上
まとめ
今回は社内文書について詳しく解説しました。
社内文書とは、社内情報を共有することを目的として、社内向けに発信するビジネス文書のことを指します。
社内文書は、従業員間での情報共有のためのツールであり、取引先への社外文書とは異なるため、敬語表現などは最小限でいいとされてます。
ですが、内容が分かりにくく読みにくい文書はその役割を果たせないだけでなく、自分の評価を下げてしまう可能性もあるでしょう。
簡潔でわかりやすい社内文書を作成して、情報共有ができるようにしましょう。