ペーパーレスFAXとは？
2023.04.20
近年、紙ベースのFAXを廃止する企業が多く見られます。
FAXでのやりとりを継続している企業でも、テレワークの普及にともなって、出勤しないで、オフィスに届いたFAXを確認する需要が非常に高まっています。
そんな中、紙出力をせずに送受信を行う「ペーパーレスFAX」が注目されています。
今回は、ペーパーレスFAXの特徴や、導入するメリット・デメリットについて解説します。
ペーパーレスFAXとは？
ペーパーレスFAXとは、受信したFAXを電子データに変換し、パソコンやサーバー（オンプレミス・クラウド）に保存したり、メールで送信したりできるシステム・サービスのことです。
手元にあるPCからFAXのファイルデータを閲覧できるサービスが多いです。
紙を使わないことで「ペーパーレスFAX」と呼ばれています。
ペーパーレスFAXでも受信したFAXデータにはそのまま書き込みなどができます。
FAXの課題とは？
ペーパーレスFAXのメリットを解説する前に、紙を使う一般的なFAXの課題について見ていきましょう。
FAXへの返信に時間がかかる
紛失する可能性
仕分け作業
FAXで注文や問い合わせを受けつける場合、大量のFAXが届きます。
まず仕分けをしなければいけませんが、大量に届いたFAXの内容を確認して、案件によって仕分ける作業は、多大な時間と労力がかかります。
印刷代がかかる
外出中に確認ができない
ペーパーレスFAXのメリットとは？
FAXの課題を踏まえて、紙を使わないペーパーレスFAXのメリットを解説します。
業務の効率化
ペーパーレスFAXを導入すると、ファクス業務の効率化が期待できます。
ファクスが届くたびに離席する必要がなくなり、パソコンなどのデバイスで業務を完結できます。
テレワーク中でも、FAXの受信確認のために出勤する必要はありません。
FAXの受信データは、パソコンやスマートフォンから確認ができ、時間や場所を問わずインターネット経由で利用できるのが魅力です。
コスト削減
受信したすべてのFAXデータをプリントアウトするのではなく、必要なFAXデータのみをプリントアウトする方式なら、印刷コストを抑えられます。
また、チラシやDMのような重要度の低いFAXデータを印刷せずに済みます。
そのように、データの内容を確認してからプリントアウトするので、紙の無駄遣いにもなりません。
セキュリティーの強化
FAXを紙で受信すると、紙の紛失のリスクがあります。
紛失によって、業務が進められず、顧客や取引先の信用を失う可能性も出てくるでしょう。
大切な情報は、ペーパーレスFAXでデータ化すれば、適切な場所で管理しやすくなります。
ペーパーレスの推進
ペーパーレスFAXを導入すると、印刷代などのコスト削減だけでなく、省エネルギーの推進にも貢献します。
ペーパーレスFAXのデメリットとは？
メリットの多いペーパーレスFAXですが、デメリットもあります。
どんなデメリットがあるか見てみましょう。
パソコンの電源をつけておかなければいけない
受信したFAXデータをパソコンに保存する場合、電源をつけたままにしておかなければいけません。
ですが、ファイルサーバーや補助記憶装置であるNAS （Network Attached Storage）などに保存されるように設定しておけば、パソコンの電源をオフにしても、FAXを受信したり、保存することができます。
受信したデータに書き込みができない
受信したFAXデータは、PDFファイルに変換されるため、書き込みなどができません。
PDF編集ソフトを利用するか、場合によっては、プリントアウトして書き込みをすることになります。
ワークフローの見直し
FAXを紙で利用していた従業員に、ペーパーレスFAXを操作できるようにする必要があります。
社内研修などを通じて、ペーパーレス化のメリットを伝え、ワークフローの見直しをする必要があるでしょう。
まとめ
紙ベースのFAXによる業務負担は、非常に大きいです。
取引先の状況やペーパーレスFAXを導入することへの現場の抵抗感など、さまざまな要因はあるとは思いますが、ペーパーレスFAXを導入して、業務の効率化を図ることを検討してはいかがでしょうか。
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