FAX送信時のマナーとトラブル防止のための注意点とは

コラム

2023.08.10

メールでのやり取りが増え、ビジネスシーンでFAXを送信することが少なくなっているため、FAXを送る時に、どんなことに気をつけたらいいのかわからないという方は少なくないようです。

ですが、FAXを送る時に、相手に手間や負担をかけないために、守るべきマナーがあります。

今回は、FAX送信時のマナーとトラブル防止のための注意点について解説します。

FAXを送る時に、相手に手間や負担をかけないために、守るべきマナーがあります。

今回は、FAX送信時のマナーとトラブル防止のための注意点について解説します。

FAXの送り方のマナー

FAXの送信について、ビジネスパーソンとして押さえておくべきマナーを解説します。

FAX送信の正しいマナーを身につけて、情報がきちんと届くようにしましょう。

送付状を添付する

FAX送付状とは、FAXを送信する際に、用件や枚数などを書いて一緒に送信する書面のことです。

FAX送信状、FAX送り状、FAXシートとも呼ばれます。

最初に送付状をつけるのがマナーです。

送付状には、以下の項目を必ず記載しましょう。

・送信日
・宛先（会社名・部署名・個人名）
・差出人（会社名・部署名・個人名・FAX番号）
・件名
・FAXの送信枚数

送付状をつけないでFAXを送ってしまうと、枚数の不足に気づかないという事態に陥る可能性があります。

そのため、送付状を添付して、FAXを送るようにしましょう。

FAXの送信前後に電話連絡をする

FAXを相手に確実に届けるために、FAXの送信前後に、要件や枚数について電話で連絡をしましょう。

急を要する場合、相手がFAXに気づかないトラブルを防げるからです。

送信したら、再度電話で連絡をして、きちんとFAXが届いているかどうかの確認をする必要があります。

相手からFAX受取の連絡がほしいのであれば、FAXの送付状に、「FAXが届いたら電話連絡をお願い致します」と記載しておくといいでしょう。

送信前にFAX番号を確認する

誤送信を防ぐために、送信前にFAX番号を確認しましょう。

FAXを誤送信してしまうと、送信先や誤送信先に不信感を与えたり、情報漏洩リスクが生じるからです。

FAX番号を直接入力すると、誤送信のリスクがあります。

誤送信を防ぐためには、事前にFAX番号を登録しておき、それを使用するのがいいでしょう。

テスト送信をする

初めて相手にFAXを送る場合、事前にテスト送信をするといいでしょう。

テスト送信をする時は、送付状にテスト送信と記載します。

テスト送信をしたら、リダイヤル機能を使って本送信をすると、誤送信のリスクがありません。

FAX送信時の注意点とは

書類を早く送りたい時に、FAXは非常に役立ちます。

ですが、注意点もありますので、FAX送信時の注意点について解説します。

機密情報はFAXで送らない

FAXで、機密情報を送ることは絶対にしてはいけません。

というのも、FAXは、受信に気づいた人が、宛名を見て担当者に渡すため、FAXの内容が、担当者以外の人の目に触れてしまうからです。

また、FAXは、送信後に取消しができないので、誤送信をしてしまったら、対応することが難しいでしょう。

大量に文書を送らない

送信に時間がかかったり不達の原因にになったりするため、大量にFAXを送信することはやめましょう。

10ページ以上は、大量になると考えていいでしょう。

というのも、自社では、他の担当者もFAXを使うかもしれませんし、相手の会社からすると、受信に時間がかかり、他のFAXが受信できなくなるかもしれないからです。

小さい文字や見づらい文字は使わない

FAX送信の際は、相手が読みやすいように文字の大きさに注意しましょう。

FAXは文字が潰れて見づらくなることがあります。

文字が小さかったり、潰れた場合は、画質調整機能で、拡大後コピーしてから、FAXを送信するといいでしょう。

また、文字の行間や色使いなどにも注意して、相手が読みやすくなるように工夫しましょう。

ページの番号をつける

FAXの原稿枚数が多い場合、ページ番号を記載しましょう。

たまに、ページの一部が届かないというトラブルが生じることがあります。

原稿にページ番号がついていれば、すべての原稿が届いたかどうかの確認ができます。

時間帯を考えてFAXを送る

FAXを送る際は、送信時間に配慮しましょう。

電話番号とFAX番号を同じにしている企業がありますので、早朝や深夜にFAXを送信すると、相手に迷惑をかけてしまいます。

緊急時にFAXを送りたい場合は、電話で伝えるようにしましょう。

FAX番号は2回確認する

送信先を間違えると、トラブルになってしまうため、FAX番号は、必ず再確認をしましょう。

FAX番号が登録されていたとしても、送信前の再確認は不可欠です。

よくあるFAXのトラブルの対策

FAXを使う頻度が少なくて、FAX送信時にトラブルが生じてしまうことがあります。

FAXのトラブルは、ミスが原因であることがほとんどですので、あらかじめ対策をしておくと、トラブルを防ぐことができます。

では、どんなトラブルがあって、どのような対策をすればいいのか、見てみましょう。

誤送信

FAXのトラブルで一番注意しなければいけないのは、誤送信です。

もし誤送信してしまったら、誤送信先に、FAXを回収しに行くか廃棄を依頼するしか方法がありません。

テスト送信をしたり、送信前にFAX番号を２回確認して、誤送信をしないようにしましょう。

FAXが上手く送受信できない

FAXがきちんと送信されないことがあります。

送信されない理由としては、以下の3つが挙げられます。

・トナー切れなど、受信機側の故障

・相手のFAX回線が使用中

・FAXの枚数が多い

FAXが送信できない場合、時間が経ってから送信したり、1枚だけテスト送信をするといいでしょう。

原稿の枚数を多くしない、送信前に電話連絡を入れるといったことをしておくと、FAXが送信されないというトラブルを解消できるでしょう。

相手に届かない

相手に、FAXが届かないというトラブルもあります。

相手がFAXに気づいていなかったり、他のFAXに埋もれてしまうことが原因です。

FAX送信前後に電話連絡をすると、このトラブルは防げるでしょう。

まとめ

今回は、FAX送信時のマナーと注意点について解説しました。

FAXの利用頻度は減っていますが、FAXでやり取りをしなければいけない場合があります。

FAXを送信する際に、この記事を参考にしてみてください。

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