FAXを使いたくない理由とは？FAXを廃止したいのにできない理由とリスク
2024.11.01
「FAXを使いたくないのに、廃止できない…」と頭を抱える企業も少なくないようです。
インターネットが普及する前は、FAXは、企業間の受発注などのやり取りに不可欠でした。
ですが、FAXを使うと、業務効率化やコストカットにつながらないため、メリットを感じない企業が増えています。
今回は、FAXを使いたくない理由、FAXを廃止したいのにできない理由とリスクについて解説します。
FAXを使いたくない理由
FAXを使いたくない理由をご紹介します。
連絡が手間になる
FAXを送信したら、FAXを送信したことを相手に伝えるために、電話やメールで連絡をすることがあります。
FAXは、業務効率化のために使っているのに、そのせいでかえって、業務が増えてしまっているのです。
FAXを送信することによって、何度も連絡しなければいけないと、FAXを使いたくないと思うようになるでしょう。
メンテナンスに手間がかかる
FAXに使用する紙やインクを発注をしたり、故障したら修理をしなければいけないため、メンテナンスに手間がかかります。
そのため、メリットを感じることができず、FAXを使いたくないと思ってしまうのです。
使う機会が少ない
ほとんどのビジネスパーソンは、取引先などとのやり取りにメールを使います。
そのため、FAXを使うことが少なくなってきています。
仕事のやりとりでFAXを使う回数が少ないと、FAXの必要性が感じられないため、FAXを使いたくないと思うでしょう。
FAXを廃止できない理由
FAXを使いたくないのに、廃止できない理由とは、何でしょうか。
以下に挙げてみましょう。
業務の見直しをしなければいけない
FAXを廃止すると、業務を見直さなければいけなくなります。
例えば、FAXを廃止すると、代わりになるシステムを導入し、従業員に使い方を教育する時間と手間がかかります。
そのような手間をかけたくない状況があると、FAXを廃止できなくなります。
取引先が使っている
自社がFAXを廃止したくても、取引先がFAXでのやり取りを希望することもあるでしょう。
取引先の意向を無視してFAXを廃止したら、信頼や今後の取引の機会を失うおそれがあります。
取引先から理解を得られないと、FAX廃止は難しいと言えます。
手書きの原稿を送れる
FAXは、手書きの原稿を送れるため、FAXが廃止できない企業もあるでしょう。
手書きの原稿をメールで送ることはできますが、手間がかかるため、FAXで送ったほうが効率的でしょう。
デジタル化が進んでいない
紙資料でやり取りをすると、保存しなければいけないため、デジタル化を推進できずにFAXを止めれなくなってしまいます。
FAXを廃止しないと、どんなリスクが生じるの？
FAXを廃止しないと、どんなリスクが生じるのかについて、以下で見てみましょう。
維持にコストがかかる
FAXを維持するには、手間や費用がかかるので、使わないと、無駄に費用がかかってしまいます。
利用頻度と年間にかかる費用を考慮して、別の手段に切り替えたほうが費用を抑えられることもあるでしょう。
テレワークに対応できない
テレワークを導入する企業が増えていますが、FAXを使うと、FAXの受信確認のために出社しなければいけないため、テレワークに対応できません。
ペーパーレス化ができない
FAXを使うと、書類を保存しなければいけないため、ペーパーレス化が遅れてしまいます。
また、保存した書類をシュレッダーにかけなければいけないなど、余計な作業が増えてしまいます。
テレワークが導入できない
FAXを使う従業員は、出社しなければいけないため、テレワークの導入が難しくなります。
従業員の自宅にFAXを設置するのは、予算や情報漏えいの問題から、現実的ではありません。
FAXを廃止しないと、テレワークができず、時代の流れに合った働き方を取り入れられないでしょう。
FAXの代替手段
FAXを廃止するのであれば、代替システムを用意する必要がありますが、どのようなものがあるのでしょうか。
以下に挙げてみましょう。
インターネットFAX（e-FAX）
取引先がFAXを使っているという理由で、FAX廃止ができないこともあるでしょう。
こういったケースでは、インターネット上でFAXを使える「インターネットFAX（e-FAX）」を導入することをおすすめします。
インターネットFAXとは、送信されたFAXをPDFなどで電子化して、保存するサービスのことです。
クラウド上で管理できるため、FAX機、印刷代・トナー代・紙代が不要になります。
また、FAX機を設置するためのスペースを確保する必要もありません。
導入するには、初期費用がかかりますが、FAX機をレンタルして使うより費用を抑えられます。
メール
メールは、FAXの代替手段として有効です。
手間はかかりますが、手書きの文書もスキャンしてPDF化をすると、送信できます。
また、メールは、FAXよりも費用が安いため、メリットは大きいでしょう。
ですが、メールは、インターネット回線上でデータをやり取りするため、情報漏えいなどに注意しなければいけません。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、チャット機能が備わった、ビジネス向けのコミュニケーションツールのことです。
送受信できるデータの種類が多く、データの管理や保存が簡単にできるメリットがあります。
FAXのように送信後に連絡する手間がかからないため、業務連絡を効率化させたい時にも役立ちます。
社内SNS
社内SNSを導入することも、FAX代替手段の一つです。
社内SNSは、従業員が仕事の情報を共有し、意見を交換し、相互に協力するためのデジタルプラットフォームのことです。
メッセージの送受信、ファイルやリンクの共有、プロジェクトの進捗状況の更新など、多岐にわたる機能を備えています。
まとめ
今回は、FAXを使いたくない理由、FAXを廃止したいのにできない理由とリスクについて解説しました。
FAXを廃止する際には、取引先との関係を考慮する必要があります。
FAXを廃止することによるメリットもありますが、取引先の信頼を失ったり、ゼロベースで業務の見直しが必要になるため、インターネットFAXを利用するなど、自社の状況にあった代替手段を考えましょう。
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