Web会議の注意点やマナーについて解説
2024.08.06
テレワークが普及し、時間や場所を問わずにコミュニケーションを取ることができるWeb会議をする企業が増えています。
Web会議をスムーズに進めるためには、注意点があります。
今回は、Web会議の注意点について解説します。
Web会議とは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境を利用して遠隔地の拠点をつないで、場所や時間を問わず、リアルタイムで会議などができるシステムのことです。
テレビ会議よりも手軽に導入できるメリットがあります。
そのため、Web会議は、商談、Web面接、テレワーク中のコミュニケーションなど、さまざまな用途で活用されています。
Web会議での話し方や聞き方の注意点
大きい声でゆっくり話す
マイクやスピーカーがうまく声を拾わないことがあるため、ゆっくりと大きい声で話しましょう。
何を言っているのかよくわからず、何度も聞き返されると、会議の本題に割く時間が減ってしまいます。
Webカメラを見ながら相手の話を聞く
相手の話をきちんと聞いていることをわかってもらうために、Webカメラを見ながら相手の話を聞きましょう。
カメラと違う方を向いていると、相手は、話を聞いてくれているのか不信になり、相手のの気分を害することがあるので、注意しましょう。
大きく相槌を打つ
自分の反応を相手に理解してもらうには、大きく相槌を打ちましょう。
Web会議をすると、動作などがよくわからないことがあるからです。
発言する時は、タイミングをみる
Web会議をすると、通信環境によるタイムラグが出るため、誰が発言しているかが分かりにくいです。
そのため、参加者がスムーズに話ができるように、発言する際は、タイミングに気をつけたほうがいいでしょう。
デバイスをミュートにしておく
雑音が入ってしまうと、声が聞こえづらくなるため、デバイスをミュートにしておきましょう。
発言している時に、雑音が漏れると、気が散ってしまいます。
Web会議でのカメラの注意点
ここでは、Web会議でのカメラの注意点についてご紹介します。
画面や音声がオンになっているかを確認する
背景に注意する
自分の映像を流すときは、余計な物が写り込まないようにしましょう。
というのも、Web会議中に、何かが映っていると、他の参加者の気が散ってしまいます。
自分の表情がはっきり映るようにカメラを設置する
自分がどのような表情をしているかを相手にわかってもらうために、顔全体の表情がきちんと写るようにしましょう。
画面の明るさを確認しておく
画面を見やすくるために、画面の明るさを調整しましょう。
逆に、画面が暗すぎると、お互いの表情が相手にわかりにくくなります。
騒音に注意する
静かな環境で、Web会議に参加しましょう。
例えば、テレビの音、家族の声、近隣の工事の音などが聞こえない場所を選びましょう。
他の人に迷惑をかけないため、カフェなどでのWeb会議はやめましょう。
会議終了後に、音声接続が切れているかを確認する
Web会議でのセキュリティの注意点
Web会議でのセキュリティの注意点をご紹介します。
トラブルがあった場合を想定して、Web会議の安全性を高められる設定をする必要があります。
Web会議のツールが暗号化されているかどうかを確認する
アカウントのパスワードの強度を上げる
参加者は認証方式で参加する
重要な資料は削除しておく
まとめ
Web会議を進めるには、参加者がWeb会議のマナーを習得していると、Web会議がスムーズに進行されます。
Web会議の際には、相手に失礼がないコミュニケーションを意識して、お互いの利益につながる時間を過ごせるようにしましょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
バーチャルオフィスとは、住所の貸し出しサービスのことです。
オフィスを持たなくても住所だけを借りることで、プライバシーを守って仕事に取り組むことができます。
顔を出して仕事をしている場合、ストーカーや嫌がらせをされるのではないかと不安になることもあるでしょう。
ですが、バーチャルオフィスで、仕事用の住所を取得すると、安心して働くことができます。
ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所をレンタルしているバーチャルオフィスです。
業界最安値の月額300円の月額料金でサービスが利用できるため、コストを抑えて、事業を展開できます。
オフィス費用を安く抑えたい方は、ブルームの利用をぜひご検討ください。
