Web会議の種類とは？Web会議の種類と導入メリット
2023.06.03
インターネットの普及やIT技術の進化によって、業務が効率化されています。
Web会議もその1つです。
非対面による会議方法は、Web会議以外にもいくつかあり、どれを選択すればいいかで悩んでいる方は少なくありません。
そこで、今回は、Web会議の種類やメリットなどについて解説します。
Web会議とは？
Web会議とは、インターネット回線を使用して行う会議を指します。
Web会議とオンライン会議は、同義語です。
Web会議は、インターネット環境があれば、いつでもどこでも行うことができ、無料で利用できます。
ですが、回線状況によってはつながりにくくなることがあり、会議がスムーズに進まないことがあります。
Web会議の種類とは？
Web会議
テレビ会議
電話会議
Web会議を導入するメリットとは？
Web会議を導入すると、さまざまなメリットがあります。
どのようなメリットがあるのかについて解説します。
コスト削減
会議をすると、会場費や遠方からくる従業員には交通費やがかかります。
また、宿泊費がかかることもあります。
ですが、Web会議であれば、移動が不要で、Web会議システムの使用料は高額ではないため、コストが削減できます。
移動にかかる時間も削減できるため、その分を他の業務に充当でき、より効率的な働き方が実現できるでしょう。
会議の準備をする手間が省ける
Web会議は、デバイスとインターネット回線があれば行えるため、対面式会議のように、会議室や資料を用意する手間が省けます。
Web会議システムによっては、クラウド上に資料を共有できるものがあるので、資料にアクセスするよう事前に通知するだけでよくなります。
多様な働き方を促し、様々な人材の採用につながる
Web会議では、会議のために出社する必要がありません。
多様な働き方を取り入れる企業というイメージが世間に広まれば、働きやすい環境を求める人材にアピールできます。
コミュニケーションの活性化
Web会議では、どこにいても会議ができるため、勤務地が異なる従業員同士のコミュニケーションが図れます。
朝礼、研修やセミナーなどもにWeb会議システムを利用するといいでしょう。
迅速な意思決定ができる
責任者が会議に参加しない場合、責任者の承認に時間がかかってしまい、すぐにプロジェクトに取りかかることができません。
ですが、場所を問わず参加できるWeb会議であれば、責任者が参加しやすいため、会議中にプロジェクトについての意思決定を下せます。
プロジェクトがスムーズに進むと、業務効率化や生産性の向上が期待できます。
Web会議を導入するデメリットとは？
Web会議はさまざまなメリットがありますが、デメリットもありますので、事前に確認しましょう。
インターネット状況に左右される
インターネット回線が混雑していると、音声や画像の質が低下したり、通信が切断されたりする可能性があります。
音声を優先して会議可能なWeb会議システムを導入したり、事前に接続テストをして対処しましょう。
参加者の雰囲気や表情がわかりづらい
Web会議では、参加者の雰囲気や表情がわかりづらく、誰に向けての発言かがわかりにくいことがあります。
そのような時は、ジェスチャーをしたり、チャットツールを並行して使うといいでしょう。
会議の参加者によっては使いづらいことがある
Web会議を行うには、参加者全員が同じシステムを導入していなければいけません。
また、Web会議システムは少人数を前提としたものが多いため、参加者が多い場合、全参加者の意見を聞けないなどの問題が生じる可能性があります。
Web会議を導入する際のポイントとは？
Web会議を導入する際には、その効果を高めるために、いくつかのポイントを押さえておきましょう。
導入コスト
何人まで参加できるか
セキュリティ対策
Web会議では、社外秘情報のやりとりなどがよく行われます。
外部からデータを盗まれてしまうリスクがありますので、使用するWeb会議システムのセキュリティ性を事前に確認しておくようにしましょう。
まとめ