Web会議の事前準備と必要なアイテムとは
2024.11.10
近年、Web会議を取り入れる企業が増えています。
参加者が話し合いに集中するために事前準備をしなければいけませんが、何をしたらいいのか分からない人もいるのではないでしょうか。
今回は、Web会議の事前準備と必要なアイテムなどを解説します。
なぜWeb会議のために、事前準備をするの？
なぜWeb会議のために、事前準備をするのでしょうか。
その理由を見ていきましょう。
Web会議の進行をスムーズに進めるため
Web会議の準備を事前にしておくと、会議当日に準備不足がないので、スムーズに会議を進められます。
また、時間内に会議を終わらせるため、本業に支障が出なくなるメリットもあります。
コミュニケーションを活性化させるため
Web会議は、従業員が意見を出し合って、時間内に結論を出す必要があります。
そのため、コミュニケーションを活性化をするために、Web会議の準備をしなければいけないのです。
他の参加者に失礼な印象を与えないため
Web会議では、参加者と対面で会話をするため、相手に失礼のないように気を配らなければいけません。
画面に映る背景を整えたり、発言しない時は音声をオフにするなど、相手が不快にならないようにするために、Web会議の準備をすることが大切です。
Web会議をスムーズに進行させるためのコツ
Web会議を時間内に終わらせるために、しっかりと事前に準備をすることが大切です。
Web会議をスムーズに進めるためには、どんな事前準備をしたらいいのかを以下に挙げてみましょう。
会議の資料やURLを前日までに配布する
会議の資料やURLを前日までに配布しましょう。
資料を先に配布しておくと、参加者は、どのような話し合いの内容を進めるのかがイメージができるので、意見をまとめてくることができ、時間内に有意義な話し合いができるでしょう。
システムや機材のチェックをする
システムや機材の事前チェックをしましょう。
例えば、Web会議システムの操作方法を確認したり、マイクやスピーカーなど機材の音声確認をします。
会議前にチェックインタイムを設ける
会議前にチェックインタイムを設けましょう。
チェックインタイムとは、参加者が自由に発言できる時間のことで、ファシリテーターや参加者の点呼や自己紹介などをします。
Web会議中のカメラを常時オンにしておく
Web会議中のカメラは、常時オンにしましょう。
そうすることによって、参加者の表情を読み取ることができ、コミュニケーションを図りやすくなります。
発言者以外のマイクはミュートにする
Web会議では、発言者以外のマイクはミュートにしましょう。
参加者全員のマイクがオンになっていると、会議と関係のないさまざまな雑音を拾ってしまうからです。
雑音によって会議の進行を妨げないようにするために、マイクをミュートにしておきましょう。
伝わりやすい話し方や伝え方を意識する
発言者は、伝わりやすい話し方や伝え方を心がけましょう。
画面を共有する時は、説明箇所を明確にしたり、話の終わりに「以上です」と伝えるといいでしょう。
参加者はリアクションをすることによって反応や理解度を示す
Web会議の参加者は、リアクションをして、反応や理解度を示しましょう。
例えば、頷いたり、挙手することによって、発言者に反応するといいでしょう。
ファシリテーターが参加者をフォローする
ファシリテーターは、参加者をフォローして、会議についていっていない参加者が出ないようにしましょう。
参加者の理解や発言するタイミングなどについて、気配りをすることが大切です。
オンライン会議の環境が快適になるグッズ
ここでは、オンライン会議の環境が快適になるグッズをご紹介します。
参考にしてみてください。
モニター
小さいモニターでは画面が見づらいため、大きなモニターを用意するといいでしょう。
モニターを別に接続してデュアルディスプレイにすると、会議をしながらパソコンを使った作業やメモ取り、Web閲覧などができます。
ヘッドセット
ヘッドホン・イヤホン・マイクが一つになったヘッドセットを装着すると、音質がよく、室内の雑音を遮ることができるため、相手の発言に集中できます。
また、相手も自分の声を聞き取りやすくなります。
ボイスレコーダー
ボイスレコーダーがあると、デバイスに録音機能が搭載していない場合、便利です。
会議の内容を確認したい時や、文字に起こす時に役立ちます。
録画ができ、会議を録音できる時間や容量があるのかを重視して選ぶといいでしょう。
バーチャル背景
自宅でWeb会議に参加すると、背景にプライベート空間が映り込むことがあります。
それを避けるために、バーチャル背景を使うことをおすすめします。
Web会議ツールには、バーチャル背景機能を備えているものが多いので、背景を設定した画像に置き換えることができます。
パコソンやスマートフォンのスタンド
パソコンやスマートフォンなどのデバイスを固定できるスタンドを用意しておくと便利です。
高さや角度の調節ができるタイプは、使う場所を選びません。
スタンドにスマートフォンを置けば、手で持ち続けなくていいため、画面がぶれずに、会議に集中しやすくなります。
まとめ
Web会議は、場所の制限がなく開催できるため、多くの企業が導入しています。
Web会議をスムーズに進行させるためにも、事前準備を十分しておきましょう。
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